Privacy Verklaring Zorgeloosch B.V.

Zorgeloosch begeleidt mensen bij het uit elkaar gaan, mediation en financiële en juridische vraagstukken. Daarbij ontvangen en gebruiken wij persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij in begrijpelijke taal uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens kunnen delen en welke rechten u heeft.

1.    Wie zijn wij?

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Zorgeloosch B.V., gevestigd aan de Oranjelaan 1, 3862 CX te Nijkerk. Zorgeloosch begeleidt cliënten onder meer bij scheidingen, mediation, financiële vraagstukken, hypotheekadvies, ouderschapsplannen, alimentatieberekeningen, juridische begeleiding en aanverwante dienstverlening.

Zorgeloosch B.V. is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Onze contactgegevens zijn:

Zorgeloosch B.V.
Oranjelaan 1
3862 CX Nijkerk
Telefoon: 088-1661599
E-mail: contact@zorgeloosch.nl

Voor vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via bovenstaande gegevens.

2.    Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken, hangt af van uw contact met ons en van de dienstverlening die u afneemt.

Identificatie- en contactgegevens

• naam, adres en woonplaats
• geboortedatum en, indien relevant en wettelijk toegestaan, identificatiegegevens
• e-mailadres en telefoonnummer

Financiële gegevens

• inkomensgegevens, salarisstroken, jaaropgaven en belastinggegevens
• bankrekeningnummers, vermogensgegevens en schulden
• pensioen-, verzekerings- en hypotheekgegevens
• gegevens over bezittingen, leningen en andere financiële verplichtingen

Gegevens over gezin en relaties

• burgerlijke staat en gezinssamenstelling
• gegevens van de partner, ex-partner en betrokken gezinsleden
• gegevens van minderjarige kinderen, voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening

Juridische en dossiergegevens

• overeenkomsten, convenanten en ouderschapsplannen
• gerechtelijke stukken en relevante correspondentie
• informatie die nodig is voor mediation, scheidingsbegeleiding, financieel advies of juridische ondersteuning

Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

Als dit noodzakelijk is voor de opdracht en wettelijk is toegestaan, kunnen wij gegevens verwerken over gezondheid en andere gevoelige persoonlijke omstandigheden. Wij kunnen ook persoonsgegevens van minderjarigen verwerken wanneer dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor een ouderschapsplan, alimentatieberekening of de begeleiding van een scheiding. Wij beperken deze verwerking tot wat nodig is voor de dienstverlening.

Website- en communicatiegegevens

• IP-adres, browser- en apparaatgegevens
• bezoekgegevens en cookie-informatie
• inhoud van e-mails, formulieren en andere communicatie met Zorgeloosch
• gegevens uit contactformulieren, livechat en WhatsApp, waaronder contactgegevens, berichtinhoud en relevante gespreksinformatie
• marketing- en CRM-gegevens, zoals nieuwsbriefvoorkeuren, campagne-interacties, brongegevens en informatie over contactmomenten
• gegevens over interacties met onze socialmediakanalen en deelknoppen, voor zover deze door ons of de betreffende platforms worden verwerkt

3.    Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?

Persoonsgegevens krijgen wij op de volgende manieren:

• rechtstreeks van u;
• van uw partner of ex-partner bij een gezamenlijke opdracht;
• uit documenten die u of een andere betrokkene aanlevert;
• van professionele partijen, zoals werkgevers, pensioenuitvoerders, notarissen, hypotheekverstrekkers of adviseurs, wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat;
• via onze website, e-mail, telefoon of andere communicatiekanalen;
• uit openbare registers of andere openbare bronnen, wanneer dit noodzakelijk en toegestaan is.

Wanneer wij persoonsgegevens niet rechtstreeks van u ontvangen, informeren wij u daarover voor zover de AVG dit vereist.

4.    Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

5.    Geautomatiseerde besluitvorming en AI

Zorgeloosch neemt geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking.

Wij kunnen ondersteunende software en AI-toepassingen gebruiken voor bijvoorbeeld administratieve ondersteuning, documentverwerking, kwaliteitscontrole of het maken van concepten en samenvattingen. Medewerkers blijven verantwoordelijk voor de beoordeling en besluitvorming. Wij gebruiken dergelijke toepassingen alleen wanneer passende afspraken en beveiligingsmaatregelen zijn getroffen.

Bij gebruik van OpenAI ChatGPT kunnen wij geselecteerde marketinginformatie of andere zakelijke input verwerken om bijvoorbeeld conceptteksten, analyses of advertenties te ondersteunen. Wij beperken de gedeelde gegevens tot wat voor het doel noodzakelijk is en voeren geen volledige cliëntdossiers of bijzondere persoonsgegevens in, tenzij daarvoor een geldige grondslag, passende afspraken en beveiligingsmaatregelen bestaan.

Uitkomsten van AI-toepassingen worden niet zonder menselijke beoordeling gebruikt voor besluiten over personen.

6.    Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een gerechtvaardigd belang een langere termijn vereist.

7.    Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Afhankelijk van de opdracht kan het gaan om:

• accountants, administrateurs en andere professionele adviseurs;
• hypotheekverstrekkers, banken, notarissen, pensioenuitvoerders en verzekeraars;
• advocaten, mediators, deskundigen, rechtbanken en overheidsinstanties;
• IT-dienstverleners, hostingpartijen en softwareleveranciers;
• Google Analytics voor website- en marketinganalyse;
• HubSpot CRM voor relatiebeheer, contactregistratie, nieuwsbrieven en mailings;
• OpenAI ChatGPT voor ondersteunende marketing-, analyse- en redactiewerkzaamheden;
• aanbieders van livechat, WhatsApp en socialmediaplatforms wanneer u deze kanalen gebruikt of daarmee interacteert;
• andere partijen die voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijk zijn.

Wanneer een partij namens ons persoonsgegevens verwerkt, sluiten wij een verwerkersovereenkomst als de AVG dit vereist. Wanneer een ontvanger zelfstandig verantwoordelijk is voor de verwerking, geldt het eigen privacybeleid van die ontvanger.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

8.    Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Het kan voorkomen dat een leverancier persoonsgegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte (EER). In dat geval beoordelen wij of de doorgifte voldoet aan de AVG. Waar nodig maken wij gebruik van een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en aanvullende technische of organisatorische maatregelen.

Dit kan met name aan de orde zijn bij internationale aanbieders van analytics, CRM, AI, social media, livechat en berichtendiensten, zoals Google, HubSpot, OpenAI en aanbieders van social media en WhatsApp. Wij beoordelen per dienst welke gegevens worden verwerkt, waar dat gebeurt en welke doorgiftemaatregelen nodig zijn.

9.    Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Afhankelijk van het risico omvatten deze maatregelen onder meer:

• toegangsbeperkingen en autorisaties;
• sterke wachtwoorden en multifactor-authenticatie waar mogelijk;
• versleutelde verbindingen en beveiligde opslag;
• logging, monitoring, back-up- en herstelprocedures;
• vertrouwelijkheidsafspraken en instructies voor medewerkers;
• periodieke evaluatie van beveiligingsmaatregelen en leveranciers.

10.  Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Functionele cookies zijn nodig voor een goede werking van de website. Analytische cookies, waaronder cookies van Google Analytics, helpen ons het gebruik en de prestaties van de website te begrijpen. Marketingcookies en vergelijkbare technieken kunnen worden gebruikt voor campagnes, advertenties, HubSpot-functionaliteiten, socialmediakoppelingen en andere marketingtoepassingen.

Voor niet-noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken vragen wij vooraf toestemming via de cookie-instellingen. Daar kunt u uw voorkeuren aanpassen of intrekken. U kunt cookies ook via uw browser verwijderen of blokkeren; hierdoor werken bepaalde functies mogelijk minder goed. Meer informatie over de daadwerkelijk gebruikte cookies vind u ook in de cookie-instellingen op de website.

Google Analytics. Wij gebruiken Google Analytics voor statistieken over het websitegebruik en voor marketinganalyse. Afhankelijk van onze instellingen en uw toestemming kunnen daarbij onder meer online identificatoren, apparaat- en browsergegevens, bezoekgegevens en campagne-informatie worden verwerkt en met Google worden gedeeld. Waar mogelijk beperken of pseudonimiseren wij deze gegevens en schakelen wij onnodige gegevensdeling uit.

HubSpot CRM. HubSpot ondersteunt ons relatiebeheer, de verwerking van contactformulieren, registratie van contactmomenten en het verzenden en analyseren van nieuwsbrieven en mailings. Daarbij kunnen contactgegevens, voorkeuren, communicatie- en campagnegegevens en interacties met berichten worden verwerkt.

Social media. Onze website en communicatie kunnen links, deelknoppen, pixels of andere koppelingen met socialmediaplatforms bevatten. Wanneer u deze gebruikt, kunnen de betreffende platforms gegevens ontvangen en cookies of vergelijkbare technieken inzetten. Deze platforms kunnen voor hun eigen verwerking zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Livechat en WhatsApp. Wanneer u contact met ons opneemt via livechat of WhatsApp, verwerken wij uw contactgegevens, berichtinhoud en relevante gespreksgeschiedenis om uw vraag te beantwoorden en eerdere gesprekken te kunnen opvolgen. De aanbieder van het gebruikte kanaal kan eveneens gegevens verwerken volgens de eigen voorwaarden en privacyverklaring.

11.  Uw privacyrechten

U heeft, afhankelijk van de situatie, de volgende rechten:

• recht op inzage in uw persoonsgegevens;
• recht op correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• recht op verwijdering van persoonsgegevens;
• recht op beperking van de verwerking;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens;
• recht om bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• recht om toestemming op ieder moment in te trekken;
• recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

U kunt een verzoek indienen via klanten@zorgeloosch.nl. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen uw identiteit op passende wijze te bevestigen. Wij behandelen uw verzoek binnen de wettelijke termijn. Sommige rechten zijn niet absoluut; wij kunnen een verzoek geheel of gedeeltelijk weigeren wanneer daarvoor een wettelijke reden bestaat. In dat geval leggen wij dit uit.

12.  Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via klanten@zorgeloosch.nl of 088-1661599, zodat wij de klacht kunnen onderzoeken.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie vindt u op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13.  Datalekken

Bij een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens zijn betrokken, handelen wij volgens onze procedure voor datalekken. Als de AVG dit vereist, melden wij het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij de betrokkenen.

14.  Persoonsgegevens van anderen

Levert u persoonsgegevens van een ander aan ons aan, bijvoorbeeld van een partner, ex-partner, kind of andere betrokkene? Dan vragen wij u alleen gegevens te verstrekken die noodzakelijk zijn en waarvoor u een geldige reden heeft. Informeer de betreffende persoon waar passend over de verstrekking aan Zorgeloosch.

15.  Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen of wettelijke verplichtingen wijzigen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op onze website. Bovenaan de verklaring staat wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij betrokkenen aanvullend informeren.

16.  Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact op met:

Zorgeloosch B.V.
Oranjelaan 1
3862 CX Nijkerk
E-mail: klanten@zorgeloosch.nl
Telefoon: 088-1661599